Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tilintarkastus Peltomaa Oy
Y-tunnus 3290101-4
Merilokinkaari 7 B 45, 67200 Kokkola
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tero Peltomaa
puh. 050-322 0531
3. Rekisterin nimi
Tilintarkastus Peltomaa Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu tilintarkastuslakiin lakisääteisten tilintarkastuspalveluiden ja muiden varmennustoimeksiantojen osalta. Tilintarkastuslain 3 luvun 9 §:ssä määrätään johdon velvollisuuksista antaa tilintarkastuksessa tarpeelliset tiedot tilintarkastajalle.
Muiden kuin tilintarkastuslakiin perustuvien toimeksiantojen osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus Tilintarkastus Peltomaa Oy:n ja asiakkaan välillä.
Asiakas voi myös luovuttaa Tilintarkastus Peltomaa Oy:lle vapaaehtoisesti henkilötietoja, mikäli muu kuin edellä mainittu yhtiön palveluihin liittyvä käyttötarkoitus tai muu vastaava asiallinen yhteys edellyttää niiden antamista.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muutoin asiakassuhteen hoitamiseen liittyen sekä asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamisessa.
Tietoja ei käytetä automatisoituun tietojen käsittelyyn tai profilointiin. Kaikki päätökset tekee ihminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
* Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
* Asiakkaan yhteyshenkilön, edustajan, omistajan tai edunsaajan nimi, asema yrityksessä, syntymäaika ja henkilötunnus
* Muut kuin edellä mainitut tiedot, jotka ovat tilintarkastuslain ja muiden tilintarkastusta koskevien säännösten mukaan tarpeellisia tilintarkastuksen ja muun varmennustoimeksiannon suorittamiseen
* Lisäksi muiden toimeksiantojen osalta mahdolliset muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä tietyn toimeksiannon suorittamiseen
* Asiakkaan itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä asiakkaan itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet tai muut vastaavat tiedot
6. Tietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään niin pitkään kuin palveluja toimitetaan toimeksiantosopimuksen mukaisesti, lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä tai asiakaspalvelun kehittämisen kannalta on aiheellista.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin henkilötietoja saadaan pääsääntöisesti asiakkaiden edustajilta ja yhteyshenkilöiltä.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä tarvittaessa myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Verkkosivuilla voidaan käyttää Google Analytics -työkalua, jolla seurataan kävijämääriä sekä selaus- ja selaintietoja.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille kuin asiakkaalle takaisin.
Asiakkaan aloitteesta ja suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa suoraan kolmannelle osapuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa erikseen pyydettäessä viranomaiselle lain niin vaatiessa, esimerkiksi tilintarkastuslain mukaiseen laadunvalvontaan liittyen tai ns. rahanpesulain edellyttäessä kyseisten lakien soveltamisesta vastaaville viranomaisille.
Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta tai evästeilmoituksesta. Lue lisää evästeistä täältä.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
Edellä mainitut pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tilintarkastajan lailliset oikeudet ja velvoitteet voivat vaikuttaa rekisterissä olevan henkilön edellä mainittuihin oikeuksiin.